Polityka prywatności Velipet
Niniejsza Polityka prywatności opisuje, w jaki sposób przetwarzamy dane osobowe użytkowników serwisu i Klientów sklepu internetowego velipet.com, zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO). Posługujemy się pojęciami zdefiniowanymi w Regulaminie sklepu – w szczególności „Konto”, „Konfigurator”, „Pakiet”, „Pakiet startowy”, „Subskrypcja” i „Cykl”.
1. Administrator danych
Administratorem danych osobowych jest: Proteine Resources Sp. z o.o. ul. Jesionowa 11, Masłomiąca, 32-091 Michałowice (woj. małopolskie) NIP: 5130251192, REGON: 368033566 KRS: 0000690446, Sąd Rejonowy dla Krakowa-Śródmieścia w Krakowie, XII Wydział Gospodarczy KRS Kapitał zakładowy: 134 300,00 zł We wszelkich sprawach dotyczących ochrony danych osobowych można kontaktować się pod adresem e-mail: hello@velipet.com albo pisemnie na adres siedziby. Administrator nie powołał Inspektora Ochrony Danych (IOD).
2. Skąd mamy Twoje dane
1. Przede wszystkim przetwarzamy dane, które przekazujesz nam samodzielnie: w Konfiguratorze, w formularzu zamówienia, na Zalogowanych stronach, w korespondencji z obsługą klienta oraz w formularzach dostępnych w serwisie (lista oczekujących, zapytania B2B, opinie, zgłoszenia zwrotu i reklamacji). 2. Część danych powstaje po naszej stronie w związku z wykonywaniem umowy – na przykład historia zamówień, harmonogram Subskrypcji, wyliczona porcja karmy czy status płatności. 3. Część danych otrzymujemy od podmiotów trzecich, w zakresie niezbędnym do wykonania umowy: • od operatorów płatności: status płatności, identyfikator zapisanej metody płatności (token), informacja o niepowodzeniu obciążenia i jego przyczynie. Nie otrzymujemy pełnego numeru karty płatniczej; • od przewoźników i operatora logistycznego: status przesyłki, numer śledzenia, wskazany przez Ciebie punkt odbioru; • od dostawcy usługi poczty elektronicznej: informacja o doręczeniu lub niedoręczeniu wiadomości; • od Google: dane uwierzytelniające, jeżeli wybierzesz logowanie przez konto Google (szczegóły w pkt 3 i 4).
3. Cele i podstawy prawne przetwarzania
Przetwarzamy dane osobowe w następujących celach i na następujących podstawach prawnych: • Prowadzenie Konta i uwierzytelnianie – logowanie jednorazowym linkiem („magic link”) albo przez konto Google. Konto zakładane jest automatycznie w toku pierwszego zamówienia; nie tworzymy i nie przechowujemy haseł. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Okres: czas trwania umowy o Konto, a następnie do upływu terminu przedawnienia roszczeń. • Dobór karmy w Konfiguratorze – na podstawie danych o psie wyliczamy dzienną porcję i rekomendujemy skład oraz wielkość Pakietu; wynik determinuje wielkość kolejnych dostaw, częstotliwość Subskrypcji i wysokość stałego rabatu. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Okres: czas trwania Konta; dane psa możesz zmienić lub usunąć na Zalogowanych stronach. • Realizacja zamówień i Subskrypcji – w tym prowadzenie harmonogramu dostaw (planowanych dat, terminów wprowadzania zmian, historii przesunięć, pominięć, wstrzymań i wznowień) oraz oznaczenia Pakietu startowego przypisanego do Subskrypcji, zawierającego parametry oferty wprowadzającej: odstęp startowy wyliczony dla Twojego psa, kwoty i rabaty przewidziane dla pierwszej i drugiej dostawy oraz moment przejścia do trybu stałego. Oznaczenie to jest niezbędne, aby kwota pokazana przed zakupem była dokładnie tą, którą pobieramy. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Okres: czas trwania umowy, a następnie do upływu terminu przedawnienia roszczeń. • Płatności, w tym cykliczne – status płatności oraz identyfikator (token) zapisanej metody płatności: token karty albo identyfikator zgody na obciążenia cykliczne w usłudze BLIK. Token jest odniesieniem do metody przechowywanej przez operatora; nie przechowujemy pełnych danych kart płatniczych. Jeżeli obciążenie się nie powiedzie, przetwarzamy informację o niepowodzeniu i jego przyczynie, aby podjąć kolejne próby i skontaktować się z Tobą. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b oraz lit. f RODO. Okres: czas trwania Subskrypcji; token usuwamy po jej trwałym zakończeniu albo po zastąpieniu innym. • Dostawa, w tym wybór punktu odbioru – adres, dane kontaktowe odbiorcy i numer telefonu przekazujemy przewoźnikowi. Jeżeli wybierzesz automat paczkowy, konkretny automat wskazujesz po opłaceniu zamówienia; przetwarzamy wówczas identyfikator i adres wskazanego punktu. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO. • Dokumenty sprzedaży i obowiązki podatkowe – wystawianie i przechowywanie faktur oraz przekazywanie ich do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) w zakresie wymaganym przepisami. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. c RODO. Okres: co do zasady 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. • Oferty wprowadzające i przeciwdziałanie nadużyciom – aby ustalić, czy przysługuje Ci oferta wprowadzająca (w szczególności Pakiet startowy), sprawdzamy, czy nie posiadałeś wcześniej Konta i nie złożyłeś wcześniej opłaconego zamówienia. Do weryfikacji wykorzystujemy adres e-mail, adres dostawy, dane instrumentu płatniczego oraz identyfikator urządzenia. Ten sam mechanizm służy wykrywaniu prób wielokrotnego skorzystania z tej samej oferty. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO – nasz prawnie uzasadniony interes, aby oferta wprowadzająca trafiała wyłącznie do jej adresatów, oraz zapobieganie nadużyciom. Sprawdzenie ogranicza się do faktu wcześniejszego zakupu i nie prowadzi do budowy profilu Twoich zachowań. Przysługuje Ci prawo sprzeciwu (pkt 6). • Kody rabatowe – informacja o wykorzystaniu kodu, powiązaniu go z Twoim adresem e-mail lub Kontem, liczbie wykorzystań oraz przyczynie odmowy zastosowania. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b oraz lit. f RODO. • Wiadomości transakcyjne – potwierdzenia zamówień, powiadomienia o nadchodzącym obciążeniu wraz z kwotą, datą i terminem wprowadzania zmian, informacje o statusie płatności i przesyłki, wiadomości o niepowodzeniu płatności oraz linki umożliwiające dokończenie przerwanej płatności lub naprawę metody płatności. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Wiadomości te nie są informacją handlową i nie można z nich zrezygnować w oderwaniu od rezygnacji z samej usługi. • Marketing i Newsletter – za Twoją zgodą. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. a RODO, a w zakresie marketingu własnego kierowanego do naszych klientów art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Okres: do wycofania zgody albo wniesienia skutecznego sprzeciwu. • Personalizacja treści – formy gramatyczne (odmiana) imienia Twojego psa oraz Twojego imienia, generowane po to, by zwracać się do Ciebie poprawną polszczyzną. Na stronie wyświetlamy wyłącznie imię psa; form imienia właściciela nie prezentujemy publicznie. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Rozpoznanie powracającego klienta opisujemy w Polityce cookies. • Opinie, zdjęcia i materiały przesłane przez Ciebie – publikacja oraz wykorzystanie w materiałach marketingowych na zasadach określonych w Regulaminie. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. a oraz lit. f RODO. Okres: do wycofania zgody albo usunięcia materiału. • Reklamacje, odstąpienia, zwroty i roszczenia. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. c oraz lit. f RODO. Okres: do upływu terminu przedawnienia roszczeń, a w razie sporu do jego prawomocnego zakończenia. • Bezpieczeństwo, diagnostyka i utrzymanie serwisu – dane techniczne i zapisy zdarzeń (logi). Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO. • Lista oczekujących, zapytania B2B i wcześniejsze akcje – na warunkach określonych dla danego formularza lub akcji. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. a lub lit. b RODO.
4. Zakres (kategorie) przetwarzanych danych
W zależności od sposobu korzystania ze Sklepu możemy przetwarzać: • Dane identyfikacyjne i kontaktowe: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, kraj. • Dane z logowania przez Google (jeżeli wybierzesz tę metodę): adres e-mail, imię oraz identyfikator konta Google. Otrzymujemy je od Google w standardowym zakresie (openid, e-mail, profil) i wykorzystujemy wyłącznie do uwierzytelnienia i identyfikacji Twojego Konta. Nie otrzymujemy Twojego hasła do Google. • Dane adresowe: adresy dostawy i rozliczeniowe, wskazany punkt odbioru. • Dane o psie: imię, rasa, wiek, masa ciała, poziom aktywności, nietolerancje i preferencje żywieniowe, podawane w Konfiguratorze w celu doboru karmy. • Dane wyliczone: dzienna porcja karmy, rekomendowana wielkość Pakietu, częstotliwość dostaw, wysokość rabatu. • Dane zamówień i Subskrypcji: historia zamówień, skład i status Subskrypcji, harmonogram i historia zmian, oznaczenie Pakietu startowego, daty Cykli, kwoty. • Dane płatnicze: status płatności, identyfikator (token) zapisanej metody płatności, informacja o niepowodzeniu obciążenia – bez pełnych danych kart płatniczych. • Dane do faktury: dane nabywcy, w tym numer NIP w przypadku faktur firmowych. • Dane o zniżkach: wykorzystane kody rabatowe, przyznane rabaty, wynik weryfikacji uprawnienia do oferty wprowadzającej. • Dane o zgodach i komunikacji: udzielone i wycofane zgody, preferencje komunikacyjne, zapisy o wysyłce i doręczeniu wiadomości. • Dane personalizacji: formy gramatyczne imienia psa i imienia właściciela. • Treści przekazane przez Ciebie: korespondencja z obsługą klienta, opinie, zdjęcia, zgłoszenia reklamacyjne. • Dane techniczne: identyfikator urządzenia, adres IP, informacje o przeglądarce, zapisy zdarzeń – szczegóły w Polityce cookies. Nie przetwarzamy w serwisie szczególnych kategorii danych osobowych w rozumieniu art. 9 RODO i prosimy o nieprzekazywanie nam takich danych, w szczególności informacji o stanie zdrowia właściciela psa.
5. Odbiorcy danych / podmioty przetwarzające
Powierzamy dane zaufanym dostawcom usług, którzy przetwarzają je w naszym imieniu wyłącznie w zakresie niezbędnym do świadczenia danej usługi, na podstawie umów powierzenia spełniających wymagania art. 28 RODO. Poniżej wskazujemy kategorie odbiorców wraz z przykładami dostawców (katalog może ulegać zmianie): • Operatorzy płatności: przyjęcie płatności i obsługa płatności cyklicznych (Stripe Payments Europe Ltd., Krajowy Integrator Płatności S.A. – Tpay). • Operator logistyczny i przewoźnicy: kompletacja i doręczenie przesyłek, w tym do automatów paczkowych (m.in. Omnipack, DHL, InPost, DPD). • System fakturowania i księgowość: wystawianie i archiwizacja dokumentów sprzedaży, w tym KSeF (m.in. Fakturownia). • Dostawca usług e-mail: wysyłka wiadomości transakcyjnych i marketingowych (m.in. Resend Inc.). • Hosting i infrastruktura backendowa: utrzymanie Sklepu i danych (m.in. Vercel Inc., Supabase Inc.). • Analityka: pomiar i poprawa działania Sklepu – Google Analytics 4 i Google Tag Manager (Google Ireland Ltd. / Google LLC); skrypty ładowane wyłącznie po wyrażeniu zgody, szczegóły w Polityce cookies. • Dostawca logowania społecznościowego: uwierzytelnianie użytkownika, jeżeli wybierze logowanie przez Google (Google Ireland Ltd. / Google LLC). Dane mogą być również udostępniane podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa, w szczególności organom podatkowym i organom ścigania, na ich uzasadnione żądanie. Niektórzy dostawcy mogą przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (EOG). W takich przypadkach przekazanie odbywa się na podstawie zabezpieczeń przewidzianych w rozdziale V RODO – decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony albo standardowych klauzul umownych zgodnych z art. 46 ust. 2 lit. c RODO, uzupełnionych o dodatkowe środki tam, gdzie to konieczne. Kopię zastosowanych zabezpieczeń udostępnimy na Twoje żądanie.
6. Twoje prawa
1. Przysługuje Ci prawo do: • dostępu do swoich danych oraz uzyskania ich kopii (art. 15 RODO); • sprostowania danych nieprawidłowych i uzupełnienia niekompletnych (art. 16 RODO); • usunięcia danych (art. 17 RODO) – w zakresie, w jakim nie jesteśmy zobowiązani do ich dalszego przechowywania, w szczególności na podstawie przepisów podatkowych; • ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO); • przenoszenia danych przetwarzanych na podstawie zgody lub umowy (art. 20 RODO); • wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie – w tym wobec weryfikacji uprawnienia do oferty wprowadzającej i personalizacji – a w przypadku marketingu bezpośredniego sprzeciwu bezwarunkowego, który zawsze uwzględniamy (art. 21 RODO); • wycofania zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem (art. 7 ust. 3 RODO). 2. Część uprawnień zrealizujesz samodzielnie na Zalogowanych stronach – w szczególności możesz sprostować dane profilu, adresy i dane psa, zarządzać zgodami komunikacyjnymi, przeglądać historię zamówień oraz wstrzymać lub anulować Subskrypcję. 3. W pozostałym zakresie napisz na hello@velipet.com. Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie miesiąca od otrzymania żądania; w sprawach skomplikowanych termin ten może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące, o czym Cię poinformujemy. Możemy poprosić o dodatkowe informacje pozwalające potwierdzić Twoją tożsamość, jeżeli mamy uzasadnione wątpliwości co do tożsamości osoby składającej żądanie. 4. Przysługuje Ci prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.
7. Czy podanie danych jest obowiązkowe
Podanie danych jest dobrowolne, ale: • podanie danych kontaktowych, adresowych i płatniczych jest warunkiem zawarcia i wykonania umowy – bez nich nie zrealizujemy zamówienia; • podanie danych o psie jest warunkiem skorzystania z Konfiguratora i prawidłowego doboru Pakietu; • podanie danych do faktury jest wymogiem ustawowym przy fakturach wystawianych na dane firmy; • podanie adresu e-mail na potrzeby Newslettera jest dobrowolne i nie wpływa na możliwość dokonywania zakupów.
8. Okres przechowywania danych
1. Okresy przechowywania przypisane do poszczególnych celów wskazaliśmy w pkt 3. Poniżej zasady ogólne. 2. Dane związane z Kontem i Subskrypcją przetwarzamy przez czas trwania umowy, a po jej zakończeniu przez okres niezbędny do rozliczenia oraz przedawnienia ewentualnych roszczeń. 3. Dane na dokumentach księgowych (faktury) przechowujemy przez okres wymagany przepisami prawa podatkowego i o rachunkowości. 4. Dane przetwarzane na podstawie zgody: do czasu jej wycofania. 5. Dane przetwarzane na podstawie uzasadnionego interesu (w tym marketing bezpośredni): do czasu skutecznego wniesienia sprzeciwu.
9. Marketing i komunikacja
1. Wiadomości transakcyjne – potwierdzenia zamówień, statusy dostaw, powiadomienia o nadchodzącym obciążeniu i wiadomości dotyczące płatności – są niezbędne do wykonania umowy i wysyłane w związku z realizacją zamówienia. 2. Wiadomości marketingowe (Newsletter, oferty) wysyłamy na podstawie udzielonej zgody. Zgody zarządzane są odrębnie dla poszczególnych celów komunikacji. 3. Z komunikacji marketingowej można w każdej chwili zrezygnować poprzez link rezygnacji w wiadomości, ustawienia na Zalogowanych stronach albo kontakt z nami. Rezygnacja z Newslettera nie wyłącza wiadomości transakcyjnych.
10. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie
1. W serwisie stosujemy następujące operacje zautomatyzowane: • wyliczenie porcji karmy oraz doboru i wielkości Pakietu na podstawie danych o psie; • wyznaczenie harmonogramu dostaw oraz wysokości stałego rabatu, wynikających z wyliczonej porcji; • weryfikację uprawnienia do oferty wprowadzającej oraz kontrolę limitów wykorzystania kodów rabatowych. 2. W naszej ocenie operacje te nie stanowią decyzji opierającej się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, która wywoływałaby wobec Ciebie skutki prawne lub w podobnie istotny sposób na Ciebie wpływała w rozumieniu art. 22 ust. 1 RODO – dotyczą doboru towaru i warunków oferty promocyjnej, a nie Twojego statusu prawnego ani dostępu do usługi jako takiej. Każdy zakup pozostaje dla Ciebie dostępny niezależnie od wyniku weryfikacji uprawnienia do oferty wprowadzającej. 3. Niezależnie od powyższego zapewniamy Ci możliwość zakwestionowania wyniku tej weryfikacji: wystarczy, że napiszesz na hello@velipet.com – sprawę rozpatrzy nasz pracownik, przedstawimy Ci podstawę rozstrzygnięcia i umożliwimy przedstawienie własnego stanowiska.
11. Bezpieczeństwo danych
1. Stosujemy środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę danych odpowiednią do ryzyka, w tym szyfrowanie transmisji oraz kontrolę dostępu ograniczającą dostęp Klienta wyłącznie do jego własnych danych. 2. Logowanie do Konta odbywa się bez hasła: jednorazowym linkiem uwierzytelniającym wysyłanym na e-mail albo przez konto Google. Nie tworzymy i nie przechowujemy haseł do Sklepu ani nie mamy dostępu do Twojego hasła do Google. Oznacza to, że dostęp do Twojej skrzynki e-mail jest równoznaczny z dostępem do Konta – zalecamy zabezpieczenie skrzynki, w szczególności uwierzytelnianiem dwuskładnikowym. Jeżeli podejrzewasz, że osoba nieuprawniona uzyskała dostęp do Twojej skrzynki lub Konta, napisz na hello@velipet.com: zablokujemy dalsze logowania i wstrzymamy realizację zaplanowanych dostaw. 3. Pełnych danych kart płatniczych nie przechowujemy – są one przetwarzane przez operatora płatności zgodnie ze standardami bezpieczeństwa branży płatniczej (PCI DSS).
12. Dzieci
Serwis jest przeznaczony wyłącznie dla osób pełnoletnich. Nie kierujemy naszej oferty do dzieci i świadomie nie zbieramy danych osób poniżej 18 roku życia.
13. Pliki cookies i zmiany Polityki
1. Szczegółowe informacje o stosowanych plikach cookies i technologiach pokrewnych – w tym o pamięci lokalnej przeglądarki – oraz o zarządzaniu zgodami znajdują się w odrębnej Polityce cookies dostępnej w Sklepie. 2. Niniejsza Polityka prywatności może być okresowo aktualizowana, m.in. w związku ze zmianami przepisów, zakresu usług lub listy dostawców. Aktualna wersja jest zawsze dostępna na stronie Sklepu. O istotnych zmianach poinformujemy Cię z wyprzedzeniem – wiadomością e-mail, jeżeli posiadasz Konto, albo komunikatem w serwisie.
Ostatnia aktualizacja: 3 sierpnia 2026